Makalah Pengantar Manajemen "PERENCANAAN"

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan(planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya dengan firasat (dugaan).

Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pengertian Perencanaan

Perencanaan secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa(why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi kesalahpahaman dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapan tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :

1.      Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.

2.      Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana diubah dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3.      Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.

Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

.               2.2 Proses Perencanaan

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk sub unit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2.      Merumuskan keadaan saat ini.

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

2.3   Macam-Macam Perencanaan

Macam-macam perencanaan dalam pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :

2.3.1 Perencanaan Organisasi

Perencanaan ini terdiri dari:

1.      Perencanaan strategis

Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.

2.      Perencanaan taktis

Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menengah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata

3.      Perencanaan operasional

Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer tingkat menengah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dan lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.

2.3.2 Perencanaan Kontinjensi

Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak terduga terganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.

2.4. Bentuk - Bentuk Perencanaan

Seperti telah diuraikan di muka bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

1.      Tujuan (Objective), merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Semua orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan. Cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing-masing orang.

2.      Kebijaksanaan (Policy), adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan. Karena kebijaksanaan ini biasanya tidak tertulis, maka sering kali sulit untuk dipahami oleh para bawahan.

3.      Strategi, merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlu diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan lain sebagainya.

4.      Prosedur, merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi, prosedur ini lebih menitik beratkan pada suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.

5.      Aturan (Rule), adalah suatu tindakan yang spesifik yang merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

6.      Program, merupakan campuran antara kebijaksanaan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget), semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus. Program umum meliputi seluruh organisasi, sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

2.5. Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :

1.      Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan. Sebelum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu dibuat suatu pedoman atau dasar atau standard dimana standard ini dapat dipakai sebagai ukuran. Walaupun demikian sering terjadi bahwa kejadian-kejadian di masa mendatang kurang sesuai atau timbul penyimpangan dari rencana semula. Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untuk mencapai tujuan.

2.      Mengarahkan Perhatian Pada Tujuan,

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian jelaslah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Memperingan Biaya,

Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

4.      Merupakan Sarana Untuk Mengadakan Pengawasan,

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Seperti telah di uraikan di muka, bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan.

2.6. Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun perencanaan adalah sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan

Dibuat tujuan secara umum kemudian baru di pecah-pecah menjadi beberapa tujuan untuk masing-masing bagian.Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu  titik akhir tentang apa yang dikerjakan.Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja(network) dari pada kebijakan,strategi,prosedur,aturan,anggaran dan program.

2.      Menyusun anggapan-anggapan (premising)

Menciptakan,mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan.Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari perencanaan akan lebih tekoordinir apabila makin banyak individu yang terlibat didalam perencanaan,dimana mereka berusaha untuk mengetahui dan menggunakan anggapan secara acak.Anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana.

3.      Menentukan berbagai alternative tindakan

Ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula ada yang sudah sesuai.Agar tujuan tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai.

4.      Mengadakan penilaian terhadap alternatif tindakan yang sudah dipilih.

Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

5.      Mengambil keputusan

Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan pembanding serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

6.      Menyusun rencana pendukung

Di buatnya suatu perencanaan membutuhkan dukungan dari perencanaan yang lain. Contohnya Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) telah memutuskan untuk menambah kereta api baru pada jalur-jalur di jawa dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat.Adanya rencana tersebut PJKA masih harus merencanakan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang melayani Kereta api tersebut , pemeliharaan, jadwal perjalanan.

2.7  Faktor – Faktor yang membatasi perencanaan         

Selain kebaikan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan antara lain :

1.    Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teiliti

Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan. Keadaan mendatang yang penuh dengan ketidak pastian sulit untuk diramalkan secara pasti dan tepat. Oleh karena itu anggapan-anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan. Sedapat mungkin diusahakan untuk menghindari adanya penyimpangan-penyimpangan namun demikian kesalahan-kesalahan masih mungkin terjadi.

2.    Perubahan Yang Sangat Cepat

Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan.jadi perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.

3.    Kekakuan Internal

Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi perusahaan dapat berupa kekakuan psikologis kekakuan karena adanya prosedur kebijaksanaan, serta kekakuan sumberdaya dan dana.

a.         Kekakuan Psikologis

Kadang - kadang orang kalau sudah mempunyai suatu pendapat sulit untuk di ubah demikian pula cara berfikirnya. Sedangkan kita semua mengetahui bahwa keadaan bersifat tidak statis akan tetapi dinamis yang menuntut pula cara berfikir secara dinamis.

b.         Kekakuan karena adanya prosedur kebijaksanaan

Sekali prosedur dan kebijaksanaan ini dibuat dan dapat diterima oleh orang banyak, maka sulitlah untuk diubah. Ini disebabkan karena adanya perubahan akan menuntut pula adanya penyesuaian. Sedangkan penyesuaian sangat mempengaruhi mereka secara psikologis.

c.         Kekakuan sumber daya dan dana

Sekali modal ditanamkan pada aktiva tetap, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sangat terbatas. Sedangkan investasi itu sendiri seharusnya merupakan anggapan perencanaan.

4.    Kekakuan Eksternal

Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manager karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah social-politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian, dan sebagainya. Dengan demikian faktor tersebut sangat membatasi suatu perencanaan.

5.    Waktu dan Biaya

Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternative atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas. Namun kemampuan manusia untuk mengguanakan waktu yang ada sangat terbatas. Oleh karena itu perlu diadakan prioritas mana yang perlu dkerjakan lebih dahulu. Jadi waktu yang tersedia untuk menyusun perencanaan pun terbatas. Fator biaya perlu juga diperhatikan dalam menyusun perencanaan. Faktor biaya ini sangat berkaitan dengan   waktu. Makin lama waktu yang dibutuhkan makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya yang dibutuhkan tidak terlalu lama biayanya pun akan lebih rendah.

2.8      Hambatan dalam Penetapan dan Tujuan dan Perencanaan

1.      Tujuan yang Tidak Tepat

Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih banyak pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kualitatif dari keberhasilan.

2.      Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat

Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.

3.      Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks

Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang

4.      Keengganan untuk Menetapkan Tujuan

Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.

5.       Penolakan terhadap Perubahan

Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.

6.       Keterbatasan

Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain.

2.9      Mengatasi Hambatan

1.       Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

2.      Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan  rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu. Bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkat dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.

3.      Konsistensi /revisi /dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal konsistensi horizontal berarti bahwa tujuan  seharusnya konsisten diseluruh organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi  vertikal  berarti bahwa tujuan  seharusnya konsisten  dari atas hingga ke bawah   organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.

4.      Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

2.10     Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambilan keputusan (decision maker) yang hasilnya keputusan (decision). Defenisi-defenisi Pengambilan Keputusan Menurut Beberapa Ahli :

a.       GRThery
Pengambilan keputusan dapat didefenisikan sebagai “pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”. 
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada keputusan suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat. 

b.      Theo
Inti dari semua perencanaan adalah pengambilan keputusan, suatu pemilihan cara bertindak. Dalam hubungan ini kita melihat keputusan sebagai suatu cara bertindak yang dipilih oleh manajer sebagai suatu yang paling efektif, berarti penempatan untuk mencapai sasaran dan pemecahan masalah. 

c.       Drs.H.Malayu   

Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan aktifitas-aktifitas pada masa yang akan datang.

d.      Chester I. Barnard

Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dan dalam gambaran proses keputusan ini secara relative dan dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku organisasi lebih penting dari pada kepentingan perorangan. 

2.10.1    Tipe-tipe Keputusan

1.    Keputusan Auto Generated

Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperhatikan., mempertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi. 

2.    Keputusan Induced
Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logis, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil, cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.

2.10.2    Proses Pembuatan Keputusan

1.      Pemahaman dan perumusan masalah

manajer harus menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2.      Pengumpulan dan analisa data yang relevan

Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3.      Pengembangan alternatif

Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4.      Pengevaluasian terhadap alternatif yang dipergunakan 

Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5.      Pemilihan alternatif terbaik

Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidaksempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6.      Implementasi keputusan

Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta menugaskan wewenang dan tanggung jawab pelaksana tugas, dengan memperhatikan resiko dan ketidakpastian terhadap keputusan yang diambil.

7.      Evaluasi atas hasil keputusan

Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

2.10.3  Pengambilan Keputusan

1)        Syarat pengambilan keputusan

Untuk mengambil keputusan yang baik dan tepat tidaklah mudah harus mempertimbangkan berbagai faktor yang ada terutama faktor-faktor yang mempunyai hubungan langsung maupun tidak terhadap pengambilan keputusan tersebut. Pengambilan keputusan yang efektif memerlukan adanya pemilihan tindakan yang rasional. Untuk bertindak maupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain:

a.       Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

b.      Harus dapat mengetahui dangan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

c.       Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

d.      Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.

2)        Alat pengambil keputusan

Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti operation research, teori probabilitas dan linear programming. Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan diatas masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti tetapi masih berada didalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah :

1.        Analisis rasio

Setiap keputusan yang di ambil dapat didasarkan pada interaksi beberapa variable kritis, beberapa diantaranya merupakan unsur ketidakpastian dan sebagian yang lain mungkin memiliki tingkat probabilitas yang tinggi. Dengan demikian pertimbangan untuk memasarkan produk baru kepasar misalnya, tergantung kepada beberapa variable kritis berikut :

a.    Biaya pengenalan,

b.    Biaya produksi

c.    Investasi modal yang dibutuhkan

d.   Harga dan

e.    Market share yang dapat dicapai.

Sebagai contoh, biaya pengenalan, biaya operasi dan biaya investasi masing-masing mempunyai kemungkinan 90% teliti, perkiraan harga 79% betul, dan market share 60% betul. Dari angka-angka tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa probabilitas semua variable kritis hanya sebesar 30,6% (angka 30,6% dicari 0,9 x 0,9 x 0,9 x 0,7 x 0,6).

2.      Pohon keputusan(decision tree)

Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisa keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat di ambil dari berbagai jenis keputusan. Masalah ini tidak dapat dilepaskan dari kondisi waktu yang akan datang. Jadi, suatu keputusan yang diambil  dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan.

BAB III

PENUTUP

2.8         Kesimpulan

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya dengan firasat (dugaan).

Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi dan perencanaan kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan strategis, taktis dan operasional. Adapun kerangka waktu dalam perencanaan organisasi yaitu sebagai berikut : rencana jangka panjang, jangkah menengah, dan jangka pendek.

Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.

Perencanaan sangat dikaitkan dengan pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan tidaklah mudah dibutuhkan berbagai alasan-alasan yang bisa menentukan keputusan tersebut. Dalam merencanakan suatu keputusan semua harus berorientasi kearah yang bisa menguntungkan satu sama lain dan harus melihat kekurangan-kekurangan yang akan putuskan.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta

Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta

Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga – Jakarta

http://mbegedut.blogspot.com/2011/09/contoh-makalah-perencanaan-dalam.html